La gestione del servizio di economato e la presentazione del rendiconto

Articolo estratto dal volume “Il Manuale dell’economo dell’ente locale“, a cura di Salvio Biancardi, Maggioli Editore

1. Le principali differenze tra funzioni di economato e di provveditorato

Le funzioni di economato e provveditorato sono solitamente attività svolte dal medesimo servizio: si parla, infatti, di funzioni di economato-approvvigionamenti per identificare il settore nel quale vengono assolti i predetti incarichi. Si tratta di attività contraddistinte dall’essere funzioni trasversali, aventi le medesime finalità volte ad assicurare all’ente quanto necessario per l’ordinario funzionamenti dei singoli uffici.
Tali funzioni, pur accomunate da finalità collimanti, si distinguono per i differenti ambiti di competenza.
Le attività che fanno capo al provveditorato sono caratterizzate dall’espletamento di procedure di acquisto di beni e servizi mediante apposite procedure d’appalto, disciplinate in buona parte dal Codice dei contratti pubblici (d.lgs.
n. 163/2006) e dal relativo regolamento di attuazione (d.P.R. n. 207/2010).
Le procedure d’appalto possono essere catalogate nelle seguenti tre tradizionali tipologie:
1) procedure ad evidenza pubblica e più esattamente: procedure aperte e
procedure ristrette. Queste procedure sono caratterizzate da un rigido formalismo, in quanto governate da puntuali disposizioni presenti nel Codice dei contratti, il quale va a disciplinare ogni singolo adempimento, come l’indizione della gara, la pubblicazione dei bandi, l’espletamento della gara medesima ed infine l’aggiudicazione;
2) le procedure negoziate, nelle quali il rigido formalismo di cui al punto precedente subisce un’attenuazione. In ogni caso, queste procedure possono trovare attuazione solo in presenza di specifiche condizioni, requisiti e presupposti stabiliti negli artt. 56 e 57 del Codice. Proprio per l’esistenza di vincoli fissati dal legislatore, tali procedure non sono subordinate a specifiche soglie di valore economico;
3) le procedure in economia, anche queste caratterizzate da un attenuato formalismo. Si tratta di procedure per l’acquisizione di beni e servizi di ridotto importo, il cui utilizzo è subordinato al rispetto di una precisa soglia di valore economico e alla circostanza che l’acquisizione rientri nell’ambito di uno specifico settore merceologico. Entrambi tali presupposti devono
essere stati appositamente disciplinati all’interno di un regolamento delle spese in economia adottato dall’ente. La mancata adozione del regolamento impedisce l’utilizzo di tali tipi di procedure.
Le spese per gli approvvigionamenti conseguenti all’aggiudicazione mediante le procedure sopra descritte vengono effettuate mediante il pagamento di fatture, con ordine di pagamento rivolto al tesoriere dell’ente.
Gli aspetti sopra descritti verranno ripresi e meglio dettagliati nell’apposita parte del presente manuale dedicata all’argomento.
Per contro, le attività che fanno capo all’economato afferiscono principalmente alla gestione della cassa economale, mediante la quale vengono effettuati gli acquisti di più modesta entità (minute spese), destinati a sopperire con immediatezza ed urgenza ad esigenze funzionali dell’ente, entro un limite di importo prefissato, per le quali i pagamenti vengono effettuati mediante pronta cassa. In questo caso è l’ufficio medesimo dell’ente che, in qualche modo, funge da vero e proprio tesoriere.
L’economo può essere chiamato a svolgere anche le funzioni dell’agente della riscossione di talune entrate, come meglio verrà illustrato nel presente manuale.
Altra attività svolta dall’economato è quella di gestione dei beni mobili a volte depositati nei magazzini dell’ente. Diretta conseguenza legata alla gestione di tali beni mobili è la creazione e monitoraggio degli inventari, che richiede un’accurata attività di inserimento, cancellazione (quando il bene viene dismesso perché, ad esempio, obsoleto o comunque non più utilizzabile). Inoltre i beni saranno soggetti ad ammortamento a seguito della loro progressiva perdita di valore.
In taluni casi si assiste anche alla gestione da parte dell’economo dei beni immobili dell’ente, anche se frequentemente tale adempimento è demandato al settore demanio-patrimonio.
Infine, costituiscono attività frequentemente svolte dall’economato anche servizi specifici concernenti il funzionamento di officine per la manutenzione degli automezzi, gestione dell’autoparco comunale, gestione del servizio di tipografia-stamperia, servizio di falegnameria per le piccole riparazione degli arredi e così via.

2. Le disposizioni che disciplinano la materia

Per quanto riguarda la materia degli acquisti, si è già fatto cenno nel paragrafo precedente al d.lgs. n. 163/2006 e al relativo regolamento di attuazione d.P.R. n. 207/2010, i quali dettano le principali disposizioni normative. Per quanto attiene invece alla materia di economato, originariamente la disciplina era contenuta nel regolamento di attuazione della legge comunale e provinciale, approvato con regio decreto 12 febbraio 1911, n. 297. Tuttavia, la citata normativa è stata poi, in buona parte, spazzata via con l’entrata in vigore della legge n. 142/1990 (e tale operazione è stata poi confermata dal Testo unico degli enti locali d.lgs. n. 267/2000 che ha preso il posto della legge n. 142/1990), il cui articolo 64 aveva abrogato le norme contenute nel regio decreto che disciplinavano l’attività di economato, determinando un vero vuoto normativo.
Tale vuoto è stato in parte colmato da disposizioni reperibili all’interno del TUEL sull’ordinamento degli enti locali, il quale, tuttavia, si limita a fornire disposizioni di carattere generale, rinviando, per una disciplina più di dettaglio, ai regolamenti di contabilità e di economato degli enti. In particolare, il d.lgs. n. 267/2000 (si veda l’art. 153, comma 7) prevede che ciascun ente debba provvedere all’istituzione di un servizio di economato, al quale debba essere preposto un responsabile per la gestione della cassa economale. Gli enti locali, nell’adozione dei regolamenti, devono ispirandosi ai principi generali contenuti nel TUEL, nonché fare riferimento alle disposizioni contenute nel r.d. n. 827/1924, per quanto concerne la figura dell’agente contabile.
Si elencano, di seguito, le principali disposizioni del d.lgs. n. 267/2000 che disciplinano la materia di economato e che saranno analizzate nel corso della trattazione dei vari argomenti contenuti nel presente manuale:
– art. 93, commi 1, 2, 3, con riferimento alla responsabilità contabile. Si prevede che per gli amministratori e il personale degli enti locali si osservano le norme dettate in materia di responsabilità per gli impiegati dello Stato. Viene disposto che il tesoriere ed ogni agente contabile che abbia maneggio di denaro pubblico o sia incaricato della gestione dei beni degli enti locali, nonché coloro che si ingeriscano negli incarichi attribuiti a detti agenti, devono rendere il conto della loro gestione e sono soggetti alla giurisdizione della Corte dei conti. In particolare il comma 3 prevede che gli agenti contabili degli enti locali non sono tenuti a trasmettere la documentazione necessaria per il giudizio di conto alla Corte dei conti, fatta salva specifica richiesta da parte di questa ultima (in ogni caso si veda quanto è previsto dall’art. 233 del TUEL). L’azione di responsabilità si prescrive in cinque anni dalla commissione del fatto. La responsabilità nei confronti degli amministratori e dei dipendenti di comuni e province è personale e non si estende agli eredi, salvo il caso in cui vi sia stato illecito arricchimento del dante causa e conseguentemente indebito arricchimento degli eredi (cioè un arricchimento sine titulo, cioè non dovuto);
– art. 153, comma 7, il quale dispone che il regolamento di contabilità deve prevedere l’istituzione di un servizio di economato al quale deve essere preposto un responsabile, per la gestione di cassa delle spese d’ufficio di non rilevante ammontare;
– art. 164, comma 1, il quale prevede il principio generale (valevole quindi anche per le spese relative ai fondi economali) in base al quale l’unità di voto del bilancio per l’entrata è la tipologia e per la spesa è il programma, articolato in titoli;
– art. 181, commi 2 e 3, concernente i versamenti. Viene evidenziato che gli incaricati, interni ed esterni, della riscossione devono versare al tesoriere le somme riscosse nei modi fissati dalle disposizioni di legge. Inoltre, gli incaricati interni designati con provvedimento formale dall’amministrazione devono versare le somme presso la tesoreria dell’ente con la cadenza stabilita dal regolamento di contabilità non superiori ai 15 giorni;
– art. 191, comma 2, dispone che, per le spese previste dai regolamenti economali, l’ordinazione fatta a terzi deve contenere il riferimento ai regolamenti medesimi, alla missione, al programma di bilancio, al relativo capitolo di spesa del piano esecutivo di gestione ed all’impegno;
– art. 223, comma 1, riguardante le verifiche di cassa. Nell’articolo viene stabilito che l’organo di revisione economico-finanziaria dell’ente provvede, con cadenza trimestrale, alla verifica ordinaria di cassa, alla verifica di tesoreria e degli altri agenti contabili di cui all’art. 233;
– art. 230, comma 4 detta i criteri per la valutazione dei beni del demanio e del patrimonio. Nello specifico, detto comma prevede che gli enti locali debbano valutare i beni del demanio e del patrimonio, secondo le modalità previste dal principio applicato dalla contabilità economico-patrimoniale di cui all’allegato n. 4/3 del decreto legislativo 118/2011. Inoltre, a norma del comma 8, il regolamento di contabilità definisce le categorie di beni mobili non inventariabili in ragione della natura dei beni di modico valore e di facile consumo;
– art. 233, che concerne la resa del conto degli agenti contabili interni. Nell’articolo si dispone che, entro il termine di 30 giorni dalla chiusura dell’esercizio finanziario, l’economo, il consegnatario di beni e gli altri soggetti contemplati nell’art. 93, comma 2 rendono il conto della propria gestione all’ente locale, il quale lo trasmette alla competente sezione giurisdizionale della Corte dei conti entro 60 giorni dall’approvazione del rendiconto. Gli agenti contabili, a denaro e a materia, devono allegare al conto, per quanto di rispettiva competenza, una serie di documenti (per quanto concerne l’elenco dei documenti, si rinvia alla trattazione dell’argomento nel presente manuale). Qualora l’organizzazione dell’ente lo consenta, i conti e relativi allegati sono inviati anche attraverso strumenti informatici.

3. Il regolamento del servizio di economato

Come anticipato nel precedente paragrafo, un ruolo centrale è assegnato al regolamento di economato (o, in alternativa, al regolamento di contabilità), il quale ha la funzione di disciplinare in dettaglio le funzioni di economato.
Il regolamento, considerata la delega effettuata dall’art. 153 del d.lgs. n. 267/2000 (il quale, come si è detto, dispone che gli enti locali debbano disciplinare con proprio regolamento il funzionamento del servizio di economato), riflette tutte le scelte organizzative della singola amministrazione. In altre parole il regolamento di economato descrive le incombenze che la singola amministrazione ha ritenuto di affidare alla propria attività di economato (come ad esempio i servizi di tipografia, autoparco e così via), oltre a quelli più tradizionali (cassa, inventari beni mobili e così via).
Pertanto, le materie che possono essere oggetto di disciplina regolamentare, come meglio evidenziato nel modello di regolamento che si riporta in appendice, sono sintetizzabili come segue:
– nomina e funzioni dell’economo;
– competenze dell’economo;
– funzionamento della cassa economale;
– individuazione degli acquisti economali che possono essere eseguiti con minute spese;
– individuazione del limite economico massimo ammesso per effettuare la singola spesa economale;
– individuazione del fondo annuale di dotazione da assegnare all’ufficio che effettua la spesa, tratto su apposito capitolo;
– determinazione dell’importo della cauzione che l’economo deve prestare, in relazione all’entità del fondo gestito;
– entità del compenso da corrispondere all’economo a titolo di indennità di rischio;
– la disciplina della rendicontazione all’ente da parte dell’agente contabile;
– disciplina sulla gestione degli inventari;
– disciplina sulla gestione dei magazzini relativi a beni in attesa di consegna;
– disciplina sulla gestione di vari servizi specifici (tipografia, autoparco e così via).

4. Individuazione e nomina del responsabile del servizio economale

Ragioni organizzative rendono necessaria la nomina di un soggetto responsabile del servizio di economato.
La necessità di tale nomina risulta confermata anche dall’art. 233 del TUEL, che richiede di allegare al rendiconto il provvedimento di nomina dell’economo.
Principi di una buona organizzazione impongono anche l’individuazione di un sostituto, onde evitare vuoti di competenza nel caso di assenza del soggetto titolare incaricato (vedasi facsimile n. 15 in Modulistica A).
È bene comunque precisare che perché sorga la responsabilità contabile a carico di chi maneggia valori è irrilevante la sussistenza della nomina formale poiché, come evidenziato dall’art. 178, comma 1 del r.d. n. 827/1924, la responsabilità del maneggio valori sussiste sia per il contabile di diritto (espressamente e formalmente nominato), sia per il contabile di fatto, il quale si inserisca sul piano fattuale nella gestione dei valori.
A proposito del contabile di fatto, la Corte dei conti, sez. I, con sentenza 3 aprile 2009, n. 220, ha stabilito che la responsabilità contabile si fonda sull’obbligo di restituzione di beni o di valori ricevuti in carico, e pertanto non costituiscono esimenti le difficoltà che il contabile di fatto abbia incontrato nell’accesso ai documenti ai fini della ricostruzione di una gestione tenuta confusamente.
Tornando all’atto di nomina, l’atto di designazione formale assume rilevanza sotto alcuni altri importanti profili anche afferenti la sfera della responsabilità.
Infatti, la nomina formale di un soggetto quale agente contabile legittima il medesimo a poter pretendere una indennità di maneggio valori.
Inoltre, l’atto formale di nomina fissa il momento temporale a partire dal quale inizia ad essere espletata l’attività di gestione di valori; proprio dalla data stabilita nell’atto di nomina decorre conseguentemente la responsabilità dell’economo, ragione per cui è necessario cristallizzare in un apposito provvedimento la data di decorrenza delle competenze dell’agente contabile e annesse responsabilità.
In un Ente di grande dimensione sarebbe opportuno che la nomina dell’economo (e dell’agente contabile in genere) avvenga nella persona del dipendente che ha un rapporto di maggiore vicinanza con i beni o con il denaro da gestire.
Qualora ci sia il subentro di un nuovo soggetto è consigliabile la predisposizione di un verbale che attesti il passaggio delle consegne tra soggetto uscente e nuovo incaricato, delimitando il rispettivo ambito di responsabilità per eventuali ammanchi che dovessero essere poi rilevati nella successiva gestione dell’economo. Il soggetto subentrante, dal canto suo, prima di sottoscrivere il verbale di consegna deve effettuare le necessarie ricognizioni e verifiche dei valori o beni affidati, in caso contrario non potrà eccepire la loro eventuale mancanza qualora i medesimi siano specificamente contemplati nella documentazione contabile. Pertanto, l’agente contabile che accetti dal suo predecessore i beni o i valori, in modo incondizionato e senza porre in essere le necessarie verifiche delle consistenze, assume la responsabilità di tutte le eventuali mancanze che dovessero essere successivamente riscontrate.
Quanto sopra esposto trova una puntuale riconferma nelle pronunce della Corte dei conti, la quale, nella sentenza della sezione II, del 27 aprile 1979, n. 79, ha affermato che costituisce obbligo dell’agente contabile consegnatario, all’atto di assumere le proprie mansioni, effettuare la ricognizione dei beni mobili costituenti oggetto della gestione, in contraddittorio con il consegnatario cessante. Solo mediante la suddetta ricognizione risulta giuridicamente possibile stabilire i limiti del carico iniziale. Conseguentemente, in mancanza di tale adempimento, il consegnatario subentrante non può eccepire la mancanza di beni la cui esistenza risulti dagli inventari.
In alternativa, al passaggio di consegne tra economi, l’economo uscente potrebbe restituire all’amministrazione i beni o il denaro, redigendo apposito verbale e rendicontazione; seguirà poi un nuovo verbale di assegnazione al nuovo economo delle somme e dei valori, con trasmissione a cura dell’Amministrazione.
Per quanto attiene al soggetto competente alla nomina dell’economo, questo può essere individuato negli enti più piccoli da parte del sindaco, in seno alla Giunta comunale, che provvede all’individuazione dei responsabili degli uffici (vedasi facsimile n. 15 in Modulistica A). In questo caso è opportuno provvedere alla nomina anche di un sostituto. Negli enti più grandi, il sindaco conferisce gli incarichi dirigenziali, assegnando anche le incombenze che ineriscono il servizio economale. A loro volta, i dirigenti possono, con apposito provvedimento, effettuare la nomina dell’economo, tra le risorse umane loro assegnate. Allo stesso modo provvedono alla individuazione di un possibile sostituto (vedasi facsimile n. 15 in Modulistica A).
L’assegnazione da parte del dirigente dell’incarico di economo (e/o eventuale sostituto) a soggetto interno deve avvenire individuando un dipendente in possesso delle necessarie competenze.
Le specifiche competenze necessarie possono essere comprovate dal titolo di studio posseduto dal dipendente, ma anche dalla concreta esperienza maturata che dimostri il possesso della richiesta idoneità. Va da sé che il riconosciuto potere di scelta del soggetto inidoneo genera, come diretta conseguenza, la responsabilità a carico di colui che effettua la nomina, per possibile culpa in eligendo: è questo il motivo per cui la scelta deve essere il più possibile ponderata.
Quanto alla durata dell’incarico, questa resta assorbita dalle disposizioni regolamentari che l’ente ha stabilito. La soluzione ottimale, che deve certamente essere calata nelle peculiarità dimensionali di ogni singola amministrazione, potrebbe essere quella di una alternanza del personale incaricato. Tuttavia tale soluzione, pur essendo ottimale, risulta pressoché impraticabile qualora l’ente sia di piccole dimensioni.
Resta implicito, infine, che, ove l’incarico sia stato attribuito dal dirigente o responsabile degli uffici e servizi, questi resti comunque obbligato ad esercitare i necessari poteri-doveri di controllo, onde evitare l’insorgenza di una possibile responsabilità per culpa in vigilando.
L’economo cessante dall’incarico dovrà predisporre un rendiconto della propria gestione da inviare alla propria Amministrazione, la quale a fine anno provvederà ad inviare la rendicontazione degli economi che si sono succeduti nel corso dell’anno, alla Corte dei Conti.

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5. Le principali competenze attribuite all’economo

Volendo limitare l’analisi dell’attività dell’economo inquadrato come agente contabile, è possibile distinguere le seguenti attività, che possono essere svolte anche cumulativamente dal medesimo:
– economo che effettua la gestione della cassa economale;
– economo agente contabile riscuotitore di somme;
– economo agente contabile di valori diversi dal denaro;
– economo agente contabile a materia, in quanto consegnatario di beni inventariati. Ciò che accomuna tutte le descritte figure di agente contabile è la disciplina concernente la relativa responsabilità, le cui problematiche verranno affrontate in un apposito successivo paragrafo.
In questa sede ci si limita a precisare che, a norma dell’art. 194 del r.d. n. 827/1924, le mancanze, deterioramenti o diminuzioni di denaro o cose mobili, comportano la responsabilità dell’agente contabile, a meno che il medesimo riesca a dimostrare che allo stesso non sia imputabile il danno, a titolo di negligenza o indugio nel richiedere quanto necessario per la conservazione del denaro o delle cose avute in consegna. Non può essere invocata l’esenzione da responsabilità quando ci sia stata trascuratezza nella tenuta delle scritture contabili, nella spedizione del denaro o di altra cosa mobile.
A questo proposito, è stata affermata la responsabilità dell’economo che, riscuotendo somme ingenti e custodendole presso di sé per lunghi periodi di tempo, violando le disposizioni del regolamenti dell’ente di appartenenza, concorreva alla perdita di tali somme a seguito di rapina consumata presso il proprio ufficio (Corte dei conti giurisdizionale, sez. Puglia, 27 novembre 1997, n. 59).

6. Utilizzo del fondo economale. L’economo gestore della cassa economale. Individuazione e tipologia delle spese economali eseguibili

All’inizio di ogni esercizio finanziario, all’economo viene corrisposto un fondo di anticipazione suscettibile di integrazione periodica. A tal fine viene costituito impegno su specifici capitoli di bilancio appositamente dedicati.
I prelievi dal fondo avvengono per eseguire pagamenti o per la costituzione di una liquidità di cassa, in conformità a quanto disposto dal singolo regolamento dell’ente.
Il fondo viene reintegrato alla fine dell’esercizio finanziario e a fronte della rendicontazione periodica (di regola trimestrale) (vedasi facsimile n. 17 in Modulistica A).
La rendicontazione, come verrà meglio illustrato in seguito, dovrà essere accompagnata dalle necessarie pezze giustificative e le eventuali somme che siano residuate e non utilizzate dovranno essere restituite.
Per l’economo che gestisce la cassa economale è necessaria la tenuta di un apposito registro di cassa a pagine numerate (giornale di cassa), nel quale devono essere contabilizzate tutte le operazioni di entrata e di uscita effettuate quotidianamente e il saldo, risultante dopo la deduzione delle somme oggetto di anticipazione di cassa, deve coincidere con le somme presenti in cassaforte.
La tipologia di spese economali eseguibili deve essere oggetto di disciplina da parte del regolamento di economato (o di contabilità) di ciascun ente (vedasi facsimile n. 20 in Modulistica A).
Il regolamento deve fissare anche espressamente il relativo ammontare massimo ammesso, tenuto conto delle dimensioni dell’ente e della relativa organizzazione. Solitamente il valore modesto ammesso può variare tra i 150,00 ed i 500,00 euro.
È necessario che i regolamenti delle amministrazioni dispongano espressamente il divieto di frazionamento della spesa al fine di non eludere la soglia economica stabilita dal regolamento medesimo.
I regolamenti devono specificare sia le tipologie di minute spese di funzionamento, sia le spese urgenti che possono essere eseguite. Le spese possono riguardare le seguenti macrocategorie:
– spese che rivestono carattere di necessità ed urgenza;
– spese che rivestono carattere di imprevedibili e non preventivabili;
– spese di ridotto valore necessarie per il funzionamento degli uffici;
– spese non procrastinabili necessarie per scongiurare danni all’ente;
– spese riguardanti beni non disponibili a magazzino.

Si tratta di spese d’ufficio, caratterizzate spesso dalla imprevedibilità o comunque dalla non agevole programmabilità, che mirano a soddisfare le esigenze dell’ente per un quotidiano e corretto funzionamento degli uffici.
In questi casi il servizio economale opera quale servizio di cassa per far fronte a spese minute, oppure urgenti ed indifferibili. Siamo, in altri termini, in presenza di una gestione in deroga al principio di programmazione della spesa e altrettanto in deroga rispetto alle consuete procedure d’appalto per l’acquisizione di beni e servizi che esamineremo nella sezione del presente manuale appositamente dedicata.
A tale proposito è rilevante la pronuncia della Corte dei conti, sez. Calabria, 3 marzo 2004, n. 162, nella quale viene evidenziata la responsabilità dell’economo per spese effettuate, non previste nel regolamento dell’ente.
Infatti la Corte ha ricordato che l’economo è personalmente responsabile delle somme ricevute in anticipazione e nel conto reso annualmente deve dimostrare la regolarità dei pagamenti che ha eseguito in relazione alle finalità per le quali sono disposte le anticipazioni. L’economo è infatti tenuto ad utilizzare il fondo di economato per le sole spese tassativamente previste nel relativo regolamento e non può distrarlo per effettuare anticipazioni non espressamente contemplate. Anche il responsabile del Servizio finanziario che in sede di rendicontazione non le avesse contestate (in quanto difformi dalle spese autorizzate dal regolamento), incorre nella predetta responsabilità.
A titolo semplificativo, si riportano di seguito le concrete possibili spese che possono rientrare nelle categorie tipologiche sopra elencate e che possono essere riportate nei regolamenti di ciascun ente (vedasi facsimile n. 1 in Modulistica A):
a. spese per riproduzioni grafiche, riproduzioni di disegni, ecc., rilegatura volumi, sviluppo foto;
b. spese postali e telegrafiche, per l’acquisto di carte e valori bollati, per spedizioni a mezzo servizio ferroviario, postale o corriere;
c. spese per riparazione, manutenzione o recupero di automezzi dell’ente, spese per tasse di proprietà, nonché per l’acquisto di materiali di ricambio, carburanti e lubrificanti;
d. acquisto di libri, software e pubblicazioni tecnico-scientifiche;
e. spese per abbonamenti a giornali, riviste e pubblicazioni periodiche;
f. canoni per abbonamento tv;
g. acquisto, riparazione e manutenzione di beni mobili, macchine ed attrezzature in genere;
h. acquisto di stampati, modulistica, cancelleria e materiali di consumo occorrenti per il funzionamento degli uffici;
i. spese per pubblicazioni obbligatorie per legge su G.U., B.U.R., quotidiani, ecc., nonché per registrazione, trascrizione, visure catastali, oneri tributari in genere relativi al demanio o patrimonio comunale, ecc.;
l. spese per il pagamento di sanzioni amministrative a carico del comune, quando dal ritardo del pagamento possano derivare interessi di mora o sovrattasse. Successivamente a tale pagamento il dirigente competente dovrà presentare apposito rendiconto al dirigente del Servizio finanziario documentando il recupero di detta spesa quando questa sia dovuta a responsabilità di dipendenti o terzi;
m. pulizie, facchinaggio e trasporto materiali;
n. acquisti urgenti di effetti di vestiario per il personale avente diritto;
o. anticipi di spese per trasferte e missioni (viaggio, pernottamento e pasti) del sindaco, degli assessori, dei consiglieri, del segretario generale, dei dirigenti, dei funzionari e dei dipendenti dell’amministrazione;
p. rimborso spese viaggio relative all’utilizzo di taxi o, comunque, di autovetture ad uso pubblico, da parte degli organi, dei dirigenti, dei funzionari e del personale dipendente, debitamente autorizzati;
q. rimborso spese per accertamenti sanitari;
r. spese urgenti, necessarie per il funzionamento degli uffici e servizi dell’ente, per le quali sia indispensabile il pagamento in contanti. Con riferimento alle spese è interessante la pronuncia della Corte dei conti, sez. Emilia-Romagna, 5 giugno 1997, n. 326/EL, nella quale è stato affermato che le spese di acquisto di generi alimentari o di bar per il ristoro dei consiglieri comunali durante le sedute consiliari non possono considerarsi spese di rappresentanza, ma semmai spese di funzionamento, che trovano una loro eccezionale ammissibilità unicamente nell’ordine di importi molto modesti e per esigenze assolutamente essenziali connesse al dibattito in corso, quali per acqua o per caffè, dovendo altri tipi di consumi essere pagati dai singoli componenti degli organi collegiali che dispongono di specifiche diarie ed indennità.
L’economo, prima di dare corso alla spesa, dovrà verificare la disponibilità delle somme, compiendo i necessari accertamenti nell’ambito del limite ripartito nei competenti capitoli di spesa.
Generalmente l’ordinazione viene effettuata mediante l’emissione di buoni di ordinazione autorizzati dal dirigente entro gli stanziamenti del settore al quale appartiene il dirigente medesimo.

7. L’effettuazione della spesa

Le spese sostenute dall’economo vengono effettuate normalmente in contanti o mediante l’emissione di assegni non trasferibili.
Tali modalità di pagamento devono ora fare i conti con le nuove disposizioni dettate in materia dalla disciplina prevista per la tracciabilità dei flussi finanziari, della quale si tratterà più diffusamente nel paragrafo seguente.
Naturalmente, tutte le entrate e le uscite dovranno essere debitamente registrate in apposito registro.

8. L’acquisizione del C.I.G. e del DURC: modalità e problematiche

Le recenti disposizioni introdotte in materia di tracciabilità di flussi finanziari e di documentazione concernente la regolarità contributiva degli operatori economici impongono una breve analisi volta ad appurare l’applicabilità di tale normativa agli acquisti economali.
Ci si limiterà nel presente paragrafo ad un esame riferito alla suddetta tipologia di acquisti, riservando la trattazione più dettagliata della materia alla parte dedicata alle procedure d’appalto.
La tracciabilità dei flussi finanziari, disciplinata dalla legge 13 agosto 2010, n. 136 e successive modifiche ed integrazioni, è stata meglio esplicitata nella determinazione dell’ANAC n. 4 del 7 luglio 2011.
Gli adempimenti concernenti la tracciabilità dei flussi finanziari sono finalizzati a contrastare il fenomeno dell’infiltrazione mafiosa negli appalti. Il contrasto a tale fenomeno viene attuato mediante l’acquisizione presso il sito dell’ANAC di un codice che ha il fine di tracciare l’appalto (codice C.I.G.) e che va riportato in tutti gli atti della procedura di gara e nei pagamenti. Altro adempimento è costituito dalla comunicazione, da parte dell’operatore economico, del proprio conto dedicato all’appalto e dei soggetti (con relativo codice fiscale) che possono operare sul medesimo. Infine, come ultimo adempimento occorre inserire, nel contratto che l’amministrazione va a stipulare con l’operatore economico, l’impegno di questo ultimo a rispettare la tracciabilità dei flussi finanziari.
Si evidenzia che, in conformità alla suddetta normativa, non rientrano nell’ambito della tracciabilità dei flussi finanziari le spese sostenute dai cassieri che utilizzano il fondo economale, ovverosia per tutte le spese sostenute non a fronte di contratti d’appalto. A titolo puramente esemplificativo, possono rientrare nella casistica in esame il pagamento di imposte, tasse e altri diritti erariali, spese postali, valori bollati, anticipi di missione, nonché le spese sostenute per l’acquisito di materiale di modesta entità e di facile consumo, di biglietti per mezzi di trasporto, di giornali e pubblicazioni periodiche. Tali spese, non essendo conseguenti all’attivazione di procedure d’appalto, ma a spese economali, potranno essere effettuate con qualsiasi mezzo di pagamento, nel rispetto delle norme vigenti. Ai sensi della determinazione dell’ANAC n. 10 del 22 dicembre 2010, è necessario che le spese sopra specificate vengano tipizzate dall’amministrazione mediante l’introduzione in un apposito elenco dettagliato all’interno del regolamento dell’amministrazione, nel quale deve anche essere stabilito il valore massimo ammesso.
Le spese contemplate nel regolamento sono quelle destinate a sopperire con immediatezza e urgenza ad esigenze funzionali dell’ente entro un limite di importo prefissato. La gestione di tali spese avviene superando il rigido formalismo delle procedure codificate, con modalità semplificate sia per quanto riguarda il pagamento (per pronta cassa) contestuale all’acquisto indifferibile del bene o del servizio, sia per quanto riguarda la documentazione giustificativa della spesa.
Per quanto attiene, invece, all’obbligo per l’amministrazione di accertare il rispetto da parte dell’operatore economico degli obblighi concernenti i pagamenti dei contributi previdenziali mediante l’acquisizione del DOL (Durc on line, meglio descritto nel paragrafo 5.8 della Parte Seconda), si evidenzia che presupposto per l’applicazione della relativa disciplina è quello di stabilire se la singola fattispecie d’acquisto rientri nell’ambito del contratto pubblico: solo in questa evenienza dovranno trovare applicazione le disposizioni in esame.
Nel caso degli acquisti economali (da non confondere con gli acquisti in economia, di cui si parlerà nella Parte seconda e che costituiscono vere e proprie procedure d’appalto), non si rilevano gli elementi del contratto pubblico, per cui, come ben evidenziato nelle circolari INPS ed INAIL sopra richiamate, non sussiste l’obbligo di acquisizione del DURC per gli acquisti al dettaglio.

9. Individuazione e quantificazione del fondo presso la cassa economale

La gestione economale avviene in termini di cassa e con l’assegnazione di un fondo di anticipazione a favore dell’economo all’inizio di ogni esercizio. Il fondo viene posto a disposizione dell’economo con mandato diretto ed imputato alle partite di giro.
Il fondo di dotazione assegnato per le spese economali è stabilito da ciascuna amministrazione in funzione dei compiti e delle incombenze assegnati all’economo ed alla relativa cassa economale.
La cassa economale terrà la registrazione delle spese relative alle anticipazioni economali e la registrazione delle somme versate al tesoriere in sede di chiusura periodica o di fine esercizio.
Il fondo economale è solitamente suddiviso in apposite anticipazioni che vengono erogate secondo la periodicità definita dal regolamento di ciascun ente.
Il Servizio finanziario, all’inizio di ogni esercizio, emette il mandato di pagamento per l’importo assegnato alla cassa economale (vedasi facsimile n. 20 in Modulistica A).
L’anticipazione successiva è preceduta dalla rendicontazione delle somme precedentemente rese disponibili. Inoltre alla fine dell’esercizio l’economo è tenuto a versare nelle casse dell’ente le somme residue non utilizzate con riferimento a quell’esercizio.
Onde evitare consistenti giacenze di cassa, solitamente l’anticipazione viene disposta in maniera frazionata.
Esistono, inoltre, due modalità di gestione dei fondi economali assegnati all’ufficio cassa:
1) è possibile un’anticipazione diretta che comporta la presenza delle somme presso l’ufficio cassa; questa soluzione espone indubbiamente l’economo a tutti i rischi connessi alla custodia di valori materialmente detenuti;
2) in alternativa, è possibile che le somme siano collocate presso il tesoriere, ancorché gestite dall’economo. Tale soluzione consente di evitare il rischio legato alla giacenza del contante presso l’economo. In questo caso le spese economali comportano un finanziamento a carico del Servizio finanziario, che dovrà assumere l’impegno sul corrispondente capitolo dedicato. Questa seconda alternativa presuppone la disponibilità di una somma di modesta entità, in conformità ai vincoli imposti dalla tesoreria unica.
A proposito delle disposizioni sulla tesoreria unica, la circolare n. 5 del 13 febbraio 1993 del Ministero dell’interno ha rammentato che i regolamenti degli enti locali che dispongano l’apertura di conti correnti intestati alla cassa comunale sono da ritenere in contrasto con le disposizioni sulla tesoreria unica, come stabilito dalla legge n. 720/1984.
I pagamenti economali devono essere effettuati sulla base di atti di liquidazione sottoscritti dal competente dirigente o responsabile degli uffici o servizi.

10. Il fondo cassa decentrato

Il regolamento di ciascun ente può prevedere l’istituzione di un modesto fondo cassa decentrato che assicuri, per ciascun settore, una modesta disponibilità economica per le proprie minute spese.
Il fondo ha lo scopo di garantire la necessaria autonomia di spesa, per beni di modesto valore, che rivestano carattere d’urgenza, senza che il settore interessato debba passare attraverso l’ufficio cassa dell’economato.
All’interno del settore dovrà, naturalmente essere individuato apposito dipendente che dovrà gestire i fondi del fondo cassa.
Il soggetto designato diviene conseguentemente agente contabile a tutti gli effetti di legge, dovendo presentare anche apposito rendiconto.
La creazione di un fondo cassa decentrato deve essere valutata con cura, dato che determina l’insorgere dei conseguenti adempimenti ricollegati alla figura dell’agente contabile.

11. Le verifiche della cassa economale

In conformità a quanto stabilito dall’art. 223 del TUEL si possono individuare due tipologie di verifiche di cassa degli agenti contabili:
a) le verifiche effettuate dall’organo di revisione economico-finanziaria dell’ente, il quale provvede, con cadenza trimestrale, alla verifica ordinaria di cassa, di tesoreria e degli altri agenti contabili;
b) le verifiche di cassa da parte dell’amministrazione dell’ente, in conformità alle previsioni del regolamento di contabilità (o di economato) dell’ente stesso.
Inoltre, l’art. 224 del TUEL prevede verifiche di cassa straordinarie, a seguito del mutamento della persona del sindaco, del presidente della provincia, del sindaco metropolitano, del presidente della comunità montana. Alle operazioni di verifica intervengono gli amministratori che cessano dalla carica e coloro che la assumono, nonché il segretario, il responsabile del Servizio finanziario e l’organo di revisione dell’ente.
Come disposto dall’art. 224 integrato dal d.lgs. n. 126/2014, il regolamento di contabilità dell’ente deve disciplinare le modalità di svolgimento delle verifiche straordinarie di cassa.

12. Le coperture assicurative

Di fondamentale importanza è la stipula di una idonea polizza assicurativa a copertura dei possibili rischi di furto o smarrimento dei valori depositati presso l’economo agente contabile.
La copertura deve altresì riguardare anche il soggetto portavalori, ovvero colui che a vario titolo sia stato incaricato di spostare i suddetti valori, magari da una sede all’altra dell’ente.
Le polizze assicurative devono essere formulate in modo tale da assicurare la più ampia copertura, sia dei valori in custodia, ricomprendendo pertanto la più ampia tipologia (es. oltre al denaro, anche assegni, libretti, valori bollati, buoni pasto, buoni benzina e così via), sia assicurando la copertura, nel caso di portavalori, di qualunque soggetto che possa essere incaricato di tale adempimento.
Una buona copertura assicurativa dovrebbe anche assicurare una tutela contro il rischio di incendio dei valori custoditi.
Invece, per quanto attiene alla possibilità di assicurare i dipendenti che svolgano mansioni riconducibili a quelle di agenti contabili, con premio a carico dell’ente, si pone un problema di fondo. Occorre infatti chiedersi se ciò sia legittimo, o se la sottoscrizione di tale polizza possa essere fonte di danno erariale a carico del dirigente/responsabile che l’abbia sottoscritta.
Sul punto si è più volte pronunciata la Corte dei conti, la quale ha preso in considerazione la legittimità della stipula da parte di un ente locale di polizze assicurative destinate alla copertura anche dei danni erariali che dirigenti ed amministratori possono essere chiamati a risarcire all’ente medesimo.
Secondo la Corte (si veda per tutte Corte dei conti, sez. giurisdizionale Sicilia, sentenza n. 3054 del 25 ottobre 2006) non è legittima l’ingerenza dell’ente pubblico nella predisposizione della tutela assicurativa dei propri amministratori e dipendenti, con riferimento alla responsabilità amministrativa e contabile per danni alle finanze, in quanto si verrebbe a costituire una sorta di immunità comportamentale a favore dei medesimi, con l’aggravante che ciò avverrebbe con oneri posti a carico dell’ente.
La Corte ha evidenziato che nessuna norma di legge autorizza la stipula di siffatto tipo di polizze, le quali appaiono contrastare con i principi fondamentali ed il sistema stesso della responsabilità dei pubblici dipendenti come designato dall’art. 28 della Costituzione.
Del resto anche l’art. 86, comma 5 del d.lgs. n. 267/2000 per gli amministratori (il quale espressamente dispone: “I comuni, le province, le comunità montane, le unioni di comuni e i consorzi fra enti locali possono assicurare i propri amministratori contro i rischi conseguenti all’espletamento del loro mandato”), l’art. 38 del CCNL quadriennio 1999/2000 per i dirigenti e l’art. 43, comma 1 del CCNL 14 settembre 2000 per i responsabili delle posizioni organizzative (il quale espressamente dispone: “Gli enti assumono le iniziative per la copertura assicurativa della responsabilità civile dei dipendenti ai quali è attribuito uno degli incarichi di cui all’art. 8, ivi compreso il patrocinio legale, salvo le ipotesi di dolo e colpa grave”) alludono, direttamente o indirettamente, a coperture assicurative per i rischi da responsabilità civile verso terzi senza nessuna estensione implicita od esplicita alla responsabilità amministrativo-contabile.
Sulla questione si era anche pronunciata l’ARAN nella risposta DB23 del 12 febbraio 2002, precisando che, al di fuori dei casi espressamente contemplati dai CCNL, non si ritiene che possano sussistere ulteriori e più ampi spazi di autonomia decisionale da parte dei singoli enti in materia di stipula di polizze assicurative.
Pertanto, in conformità alle conclusioni a cui è pervenuta la Corte dei conti, la sottoscrizione di polizze per rischi da attività amministrativo-contabile:
– contrasta con il carattere personale della responsabilità amministrativa (art. 28 Cost.);
– riduce la responsabilità dei dipendenti al solo danno doloso (non assicurabile);
– snatura la funzione repressivo-sanzionatoria delle responsabilità amministrativo-contabile che verrebbe posta sull’assicurazione;
– porta ad una deresponsabilizzazione dei dipendenti;
– crea un conflitto di interessi tra l’ente potenzialmente danneggiato chiamato a sostenere i costi di polizza in favore dei dipendenti potenzialmente danneggianti. Secondo la giurisprudenza della Corte dei conti, qualora fosse sottoscritta, con costi a carico dell’ente, una polizza assicurativa a tutela della responsabilità amministrativa e contabile dei dipendenti, si pone non solo un problema di legittimità e di conseguente colpa grave del sottoscrittore, ma anche di vizio afferente il contratto. Infatti, ove sottoscritto, si configurerebbe un contratto a favore di terzi, che risulterebbe affetto da nullità per mancanza di interesse del contraente pubblico, dato che, in questo ultimo, difetterebbe qualunque forma di interesse (economico, morale o affettivo).
Si rammenta, infine, che l’art. 3, comma 59 della legge finanziaria per il 2008, ha disposto la nullità dei contratti di assicurazione con i quali un ente pubblico abbia sottoscritto polizze per danno erariale. La violazione comporta anche la sanzione, che consiste nel pagamento, a carico di chi abbia sottoscritto il contratto, di 10 volte il valore dei premi complessivamente pagati.
La p.a. può quindi stipulare polizze volte a coprire solamente quei rischi che rientrano nella sfera della propria responsabilità patrimoniale o lesione del proprio patrimonio (come si evidenziava all’inizio del presente paragrafo).
Qualora lo ritenga opportuno, il dipendente dovrà attivarsi, a proprie spese, per stipulare autonome polizze assicurative volte alla copertura della responsabilità amministrativo-contabile.

13. L’economo agente della riscossione

L’economo agente della riscossione è figura tutt’alto che infrequente nella realtà delle amministrazioni pubbliche locali. In questo caso all’economo spettano compiti di riscossione di entrate dell’ente di modesta entità, e che devono essere riversate al tesoriere. L’assegnazione di questa competenza all’economo, disposta dai regolamenti di ciascun ente, potrebbe essere motivata dalla necessità di operare una riduzione dei soggetti, agenti contabili, che nell’ente debbano rendere annualmente il conto della gestione. Ma la scelta potrebbe anche essere giustificata da ragioni di praticità e comodità legate al fatto che l’operazione di riscossione riguardi valori di modesta entità e che avvengono in via del tutto occasionale.
I casi nei quali l’economo agisca anche come agente della riscossione possono riguardare l’introito di tariffe di parcheggi, l’incasso di somme riguardante il noleggio di transenne per manifestazioni, l’incasso di somme derivanti dal rilascio di fotocopie di documenti, l’incasso dei proventi delle contravvenzioni e così via.
In ogni caso l’attività di agente contabile della riscossione potrebbe essere svolta anche da altri dipendenti diversi dall’economo. Si pensi ad esempio agli impiegati che operano presso gli uffici demografici o presso gli uffici della polizia municipale. In questo caso le somme introitate, generalmente di modico valore, devono confluire o presso la cassa economale ovvero, più correttamente, presso il tesoriere comunale.
Il riscuotitore, avendo avuto la materiale disponibilità delle somme riversate all’economo, è tenuto a rendere il conto della propria gestione.
Le problematiche connesse alla creazione di più soggetti addetti alla riscossione di somme all’interno della stessa amministrazione (pluralità di agenti contabili che poi devono rendere il conto della loro gestione) possono essere arginate mediante forme di pagamento che non comportino maneggio di denaro per il riscuotitore (ad esempio l’uso del bancomat), determinando il diretto rifluire delle somme introitate alle casse dell’ente (all’economo o, meglio ancora, direttamente al tesoriere).
La presenza di un agente interno della riscossione costituisce l’unica eccezione ammessa alla regola del tesoriere quale unico soggetto incaricato della riscossione delle somme dell’ente.
Le somme riscosse dovranno pertanto essere registrate in entrata dall’agente contabile riscuotitore e poi riversate al tesoriere o alla cassa economale.
Va da sé che le operazioni di riversamento dovranno essere attestate da idonee pezze giustificative.
A norma dell’art. 181, comma 3 del d.lgs. n. 267/2000, dovranno essere stabiliti per regolamento interno i tempi per effettuare il riversamento delle somme riscosse dall’agente riscuotitore, i quali non potranno comunque essere superiori ai quindici giorni lavorativi.
A questo proposito la Corte dei conti, sez. I, nella sentenza 20 novembre 2009, n. 646, ha evidenziato che il furto del danaro o dei valori affidati all’agente contabile non lo esime dalla responsabilità, ove sia a lui addebitabile l’inosservanza delle norme regolamentari sul loro maneggio e sulla loro custodia; pertanto, risponde a titolo di colpa grave il dipendente dell’Asl addetto alla riscossione dei tickets che abbia disatteso l’obbligo di versamento giornaliero alla tesoreria, determinando in tal modo una situazione di rischio.
Allo stesso modo la Corte dei conti, sez. I, nella sentenza 17 dicembre 1991, n. 90 ha ritenuto negligente ed imprudente il comportamento dell’agente contabile il quale abbia conservato il denaro in un cassetto anziché in cassaforte e abbia ritardato il versamento delle somme in tesoreria. Secondo la Corte le somme di denaro vanno riversate in tesoreria tempestivamente e con sollecitudine, evitando giacenze in ufficio per un numero di giorni eccessivo; spetta al regolamento di economato (o di contabilità) stabilire il numero massimo di giorni di giacenza, trascorsi i quali deve essere effettuato il versamento in tesoreria, nonché la somma massima oltre la quale è necessario un immediato versamento, a prescindere dal fatto che non sia ancora decorso il termine previsto dal regolamento. Tale somma massima deve essere individuata dal regolamento in funzione del valore coperto dalla polizza assicurativa; di conseguenza l’economo che sia anche agente della riscossione non deve mai conservare in cassaforte somme superiori ai massimali assicurati.
Anche l’adempimento inerente alla vigilanza assume notevole importanza in materia di riscossione di somme. Infatti la Corte dei conti, sez. giurisdizionale Toscana, del 12 ottobre 1998, n. 809 ha riconosciuto la responsabilità del comandante dei vigili urbani, del responsabile del servizio contravvenzioni e del provveditore-economo che avevano omesso, per un considerevole periodo di tempo, di esercitare il controllo, ciascuno per la propria competenza, per contrastare l’indebita appropriazione dei proventi delle contravvenzioni. Tale appropriazione era stata peraltro favorita dal mancato utilizzo dei registri di carico e scarico e dei bollettari ordinati progressivamente.

14. L’economo agente contabile di valori diversi dal denaro

Le regole viste nei precedenti paragrafi non cambiano qualora si tratti di beni assimilabili al denaro, come valori bollati, buoni mensa e così via. Anche in questo caso è necessaria la tenuta di un apposito registro che dovrà contabilizzare tali valori e poi dovrà essere effettuata una rendicontazione. I registri devono essere sottoscritti da colui che effettua il controllo sull’operato dell’agente contabile.

15. L’economo agente contabile a materia, in quanto consegnatario di beni inventariati

Gli aspetti relativi all’attività dell’economo agente contabile a materia saranno meglio illustrati nel Capitolo III del presente manuale, al quale si fa rinvio.
In questa sede ci si limita ad evidenziare che i beni acquistati dall’economo vengono consegnati direttamente agli uffici, oppure conservati nei magazzini. Si tratta in questo ultimo caso di beni in attesa d’uso.
Gli obblighi di conservazione e gli adempimenti che abbiamo visto dover essere attuati nella gestione del denaro valgono, con i dovuti adattamenti, anche per i beni materiali.
Si distinguono varie tipologie di magazzini: magazzini per beni aventi caratteristiche omogenee e magazzini generali, ove vengono depositati beni di differente tipologia.
Adempimenti conseguenti alla gestione dei magazzini sono la tenuta delle scritture, il mantenimento dei locali ed infine la distribuzione dei beni; quest’ultima avviene su richiesta degli uffici dell’ente.
Una regola importante è quella secondo cui i beni non possono lasciare i magazzini senza l’annotazione negli appositi documenti, registri, bollette e così via.
Inoltre, l’agente contabile che gestisce il magazzino deve rendicontare, alla fine dell’esercizio, la consistenza iniziale e finale dei beni ivi depositati, evidenziando immissioni e prelievi eseguiti durante la gestione.

16. L’indennità di maneggio valori

Come evidenziato dall’art. 36 del CCNL dei dipendenti degli enti locali del 14 settembre 2000, il personale che svolge attività di maneggio valori in modo continuativo ha diritto alla corresponsione di un’indennità giornaliera proporzionata al valore medio mensile di quanto maneggiato (vedasi facsimile n. 19 in Modulistica A).
L’indennità compete per le sole giornate nelle quali il dipendente è effettivamente adibito al servizio e compete anche al soggetto che lo sostituisca per il solo periodo di sostituzione.
La contrattazione integrativa decentrata stabilisce l’entità degli importi da corrispondere a titolo di indennità di maneggio valori.
Ai relativi oneri si fa fronte con le risorse di cui all’art. 15 del CCNL del 1° aprile 1999.
L’ente può stabilire nel proprio regolamento anche la soglia a partire dalla quale scatta l’obbligo della corresponsione dell’indennità.
Ovviamente, oltre tale importo non è possibile il riconoscimento di altre indennità senza sconfinare nel rischio di un danno erariale, stante la vigenza del principio della onnicomprensività della retribuzione dei pubblici dipendenti.

17. Gli altri compiti dell’economo

Come si accennava nel primo paragrafo del presente capitolo, sono molteplici le attività che il regolamento dell’ente può assegnare all’economo, oltre a quelle sino qui descritte.
Si tratta di attività svolte internamente all’ente: ciò può essere giustificato da varie ragioni che vanno dalla tempestività nell’esecuzione dei lavori (si pensi a lavori di stamperia legati ad un evento culturale), ragioni legate alla riservatezza (si pensi alla rilegatura di documentazione riservata depositata presso l’amministrazione), ragioni legate al risparmio di spesa, mentre altre volte possono sussistere ragioni di opportunità che suggeriscono una gestione interna di un servizio. Naturalmente, trattandosi, in taluni casi, di attività che in linea di massima hanno carattere di imprenditorialità, devono essere periodicamente monitorate per appurare se persistono ragioni di convenienza economica nel loro mantenimento all’interno dell’ente o se sia preferibile un loro affidamento esterno.
Tra i servizi economali si rammenta la manutenzione del patrimonio mobiliare, come ad esempio il servizio di falegnameria che consente di effettuare, in proprio, le piccole riparazioni degli arredi degli uffici.
Può capitare che venga gestito il servizio di stamperia-tipografia, che consente di fornire agli uffici in tempi più rapidi varie tipologie di stampati ad uso più frequente, soprattutto in occasione delle manifestazioni culturali che spesso vengono tenute nei periodi estivi (durante i quali le imprese tipografiche potrebbero essere chiuse per ferie). Questo servizio, disponendo di macchine con una velocità di stampa più elevata rispetto a quelle in dotazione agli uffici, è in grado di fornire prodotti in tempi più certi e rapidi.
Al servizio economato viene spesso assegnata anche la gestione dell’autoparco comunale. Ciò renderà necessaria un’organizzazione a tutto campo che potrà spaziare dalla regolamentazione dell’uso dei veicoli comunali (prenotazioni, riconsegna, obblighi, ecc.) alla riparazione e manutenzione degli stessi, dal rifornimento di carburante dei veicoli alla loro pulizia. Ciò potrà avvenire anche mediante una gestione interna, con l’ausilio di un’autofficina comunale.
Nel caso di laboratori interni (stamperia, autofficina, ecc.), devono essere tenuti a cura del responsabile alcuni documenti, come il registro degli ordini. In tale registro devono essere specificate le quantità e qualità dei materiali impiegati, il personale utilizzato e il numero di ore dedicato.
Altri adempimenti riguardano la vigilanza sul patrimonio comunale, la tenuta degli inventari e gli ammortamenti, di cui si dirà in dettaglio nel Capitolo III del presente manuale.

18. Agente riscuotitore dei ruoli esattoriali dell’ente

Anche il soggetto (pubblico o privato) che effettui la riscossione dei tributi locali è tenuto alla resa del conto giudiziale all’amministrazione interessata.
Tale adempimento è confermato dall’art. 93 del TUEL, il quale dispone che il tesoriere ed ogni agente contabile che abbia maneggio di denaro pubblico o sia incaricato della gestione dei beni degli enti locali, nonché coloro che si ingeriscano negli incarichi attribuiti a detti agenti devono rendere il conto della loro gestione ed essere soggetti alla giurisdizione della Corte dei conti.
Gli esattori di tributi erariali devono, pertanto, presentare il conto della gestione, compilando il modello n. 21, approvato con d.P.R. n. 194/1996 (vedasi facsimile n. 2 in Modulistica A), tenendo conto che ai sensi dell’art. 227, comma 6-ter del d.lgs. n. 267/2000, tale modello viene aggiornato con le procedure previste per l’aggiornamento degli allegati al d.lgs. n. 118/2011, completo di tutti i giustificativi; l’amministrazione provvederà a presentarlo, a sua volta, alla sezione giurisdizionale della Corte dei conti.
L’eventuale discarico della Corte dei conti, con riferimento all’attività svolta dall’esattore, non elimina eventuali profili di responsabilità ascrivibili ai dipendenti dell’ente incaricati della preparazione dei ruoli esattoriali, per danni provocati all’amministrazione d’appartenenza.

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