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L’intelligenza artificiale al servizio del RUP
L’intelligenza artificiale può supportare i RUP degli appalti non solo con la ricerca giuridica e la redazione di atti, ma anche nella gestione, fase per fase, di procedure. In altri termini, l’IA oggi può andare ben oltre la semplice ricerca normativa o giurisprudenziale (spesso soggetta ad “allucinazioni“) per diventare un vero compagno di viaggio.
Un approccio consapevole
Questo approccio, pur con i limiti dello strumento che non vanno obliterati, consente di:
– Ridurre i tempi di gestione delle procedure;
– Contenere i margini di errore materiale e logico.
L’IA non sostituisce l’uomo: è più celere e talvolta più precisa, ma meno efficace dell’intelligenza umana[1].
Quest’ultima resta l’elemento essenziale per garantire il risultato, validandolo, correggendolo e, se necessario, criticandolo.
Il “caso” dell’affidamento diretto
Una delle attività oggi più time-consuming è l’affidamento diretto. Procedura apparentemente semplice, essa non è scevra da rischi: la giurisprudenza più recente sta lentamente erodendo il pilastro della “incontestabilità” dell’esito, aggiungendo nuovi dubbi al labirinto di Minosse degli appalti.
La soluzione: MIA
Consapevoli di questi rischi, abbiamo costruito MIA, il chatbot di intelligenza artificiale di Appalti&Contratti che gli abbonati possono già utilizzare qui: https://www.appaltiecontratti.it/mia/.
Lo abbiamo pensato come uno strumento operativo quotidiano da integrare nel proprio flusso di lavoro.
Qui di seguito illustriamo, attraverso casi d’uso pratici, come il chatbot possa ridurre notevolmente i tempi di attività e i margini di errore in un affidamento diretto.
La scelta della “procedura”
Prima di supportare nella gestione della procedura, a monte bisogna avere chiaro il quadro normativo di riferimento e i pro e i contro di ogni opzione. Perché, come ben sa il lettore, il RUP per ogni affidamento dispone di più possibilità, anche per i contratti più semplici.
L’intelligenza artificiale, e in particolare MIA di Appalti&Contratti, aiuta il RUP dando una visione chiara e schematica dei pro e dei contro.
Il RUP chiede a MIA come deve procedere per un affidamento e quali sono le opzioni che sta eventualmente valutando.
Nel caso che abbiamo sottoposto a MIA era necessario affidare un servizio di monitoraggio ambientale sottosoglia. Il RUP si chiede che procedura deve usare. E’ meglio un affidamento diretto o una negoziata? E quali sono i rischi dell’una e dell’altra?
Il quesito posto
MIA, devo affidare un servizio di monitoraggio ambientale da 45.000 euro. È meglio procedere con un affidamento diretto ex art. 50, comma 1, lett. b) o con una procedura negoziata? Quali sono i pro e i contro in termini di velocità e rischio ricorsi?
MIA ha fornito in pochi minuti una risposta esaustiva e articolata. In particolare, MIA:
a) Ha dapprima evidenziato che per l’importo indicato la regola ordinaria è l’affidamento diretto, ricordando che esiste un principio di divieto di aggravamento procedurale e un rischio di over-regulation nell’uso di una procedura che può rallentare i tempi di aggiudicazione senza un vantaggio concreto rilevabile nella scelta;
b) Ha comunque indicato al RUP i vantaggi e gli svantaggi di ciascuna “procedura”, ricordando però che per la scelta della procedura negoziata serve una motivazione che dia atto delle ragioni per cui si è prescelto uno strumento più rigido e più lento;
c) Ha ricordato comunque che l’affidamento diretto non è privo di rischi, citando TAR Lombardia 1778-2024 (secondo cui la scelta dell’affidatario può essere comunque sindacata se illogica o arbitraria) e soprattutto Cons. Stato 4659-2024, per la quale se viene individuato uno specifico criterio di aggiudicazione nell’affidamento diretto, l’Amministrazione non può mai derogarvi[2];
d) Ha dato delle indicazioni pratiche, ricordando che ciascuna delle due modalità di affidamento ha tempi diversi che vanno valutati.
Il consiglio di MIA
Evitare l’over-regulation. Sotto i 140.000€, la procedura negoziata è un’eccezione che richiede motivazione rafforzata.
In pochi minuti, quindi, il RUP ha avuto un quadro chiaro dei vantaggi e degli svantaggi delle due opzioni che ha indicato, e può decidere a quale fare ricorso (decisione che è solo del RUP: MIA consiglia, suggerisce, ma la valutazione dell’essere umano, come si è detto, resta pilastro imprescindibile della correttezza).
Il raccordo: dalla strategia alla determina
Il RUP ha deciso di procedere con l’affidamento diretto. Per la redazione della determina, MIA ha supportato l’ufficio nell’individuazione dei requisiti minimi di partecipazione, ha suggerito di evitare criteri di aggiudicazione eccessivamente rigidi (per non “scivolare” in una procedura negoziata di fatto) e ha indicato alcune clausole specifiche da inserire nel capitolato, calibrate sulle peculiarità del monitoraggio ambientale.
Non ci addentriamo in questo profilo per non appesantire l’articolo e perché il tema del drafting normativo assistito dall’AI è già stato oggetto di una nostra precedente analisi. Quello che rileva in questa sede è come MIA gestisce il passaggio successivo: l’analisi dei preventivi.
L’analisi dei preventivi
Una volta ricevuti i preventivi, il RUP deve affrontare il compito più delicato: confrontarli non solo sul prezzo, ma sulla reale rispondenza al capitolato.
In questo caso, il RUP ha incollato nella chat il capitolato e i tre preventivi ricevuti, chiedendo a MIA una loro valutazione comparativa.
La richiesta di analisi a MIA
Oggetto: Analisi comparativa per affidamento diretto – Servizio di monitoraggio ambientale
Istruzioni: MIA, agisci come assistente tecnico-giuridico di un RUP. Sulla base del Capitolato e dei tre Preventivi riportati di seguito, redigi una tabella comparativa e indica quale operatore risponde meglio ai principi di economicità, qualità e proporzionalità (ex art. 1 e 50 D.Lgs. 36/2023). Elabora infine una bozza di motivazione per l’affidamento.
Estratto capitolato[3]: [___[4]]
Preventivo A: [___}
Preventivo B: [___]
Preventivo C: [___]
MIA ha svolto un’analisi dettagliata.
Ha rilevato correttamente che due preventivi non rispettavano requisiti minimi del capitolato o comunque risultavano essere meno performanti, perché prevedevano tempi di assistenza lunghi e reportistica non dettagliata.
Sulla base di questo MIA non ha suggerito l’affidamento in favore dell’offerta meno costosa, ma ha invece suggerito l’affidamento ad un’offerta economicamente meno conveniente ma che garantiva la migliore risposta alle esigenze dell’ente previste dal capitolato.
Per rendere più evidente il ragionamento ha creato una tabella comparativa delle ragioni e degli elementi ritenuti difformi o comunque a livello prestazionale inferiori, per poi redigere una bozza di motivazione.
In pochi minuti il RUP ha avuto un quadro chiaro dei preventivi, una checklist con le indicazioni dei vantaggi e degli svantaggi di ciascun preventivo, un’analisi fondata non solo sul prezzo ma anche e soprattutto sulla capacità del fornitore di rispondere correttamente alle esigenze dell’ente. Il che, si noti, è proprio quello che ripara dal rischio evidenziato dal TAR Lombardia: la scelta è discrezionale, ma non può essere illogica o arbitraria (come lo sarebbe un affidamento a un fornitore che presenta condizioni contrarie al capitolato).
Naturalmente, il RUP può non condividere le conclusioni di MIA, giungere ad una diversa soluzione e, anzi, se non le condivide, deve farlo, ma ha avuto un vantaggio significativo: ridurre notevolmente i tempi di valutazione, avere un termine di raffronto su cui svolgere le proprie analisi, avere schemi e bozze di base su cui lavorare.
Il ROI dell’Intelligenza Artificiale negli appalti
Il ROI è un indicatore di efficienza che cerca di misurare i vantaggi e gli svantaggi nella scelta di una soluzione.
In base al test che abbiamo condotto, quale è il ROI dell’uso dell’intelligenza artificiale negli appalti?
Possiamo dire che abbiamo individuato tre tipologie di casi in cui il ROI si mostra nettamente positivo, giustificando l’impiego dell’IA e i costi per le soluzioni di acquisto che l’ente presceglie.
| ROI temporale | ROI economico | ROI legale |
| – Abbattimento dei tempi istruttori: Dall’analisi della procedura alla bozza di determina in pochi minuti. – Liberazione di risorse: Il RUP non è più un “compilatore” di tabelle, ma un supervisore strategico che valida l’operato dell’IA. | – Efficienza della spesa: L’IA permette di verificare rapidamente se il preventivo è congruo rispetto al mercato o a precedenti affidamenti, garantendo che l’amministrazione non paghi un prezzo fuori mercato. – Prevenzione di costi occulti: Individuando carenze tecniche nei preventivi (come un’assistenza troppo lenta), MIA protegge l’ente da futuri costi di gestione o dalla necessità di varianti in corso d’opera per correggere esecuzioni inefficienti. – Risparmio sui costi di lite e danno erariale: Una scelta basata su un’istruttoria solida riduce il rischio di condanna alle spese legali in caso di ricorsi, proteggendo il bilancio dell’ente da esborsi non preventivati e dalle conseguenze dell’annullamento che possono tradursi anche in danni erariali | – Prevenzione dell’errore materiale: L’IA rileva discrepanze tecniche (SLA, reportistica, tempi) che possono sfuggire nell’analisi manuale. – Neutralizzazione dell’arbitrarietà: La tabella comparativa trasforma la scelta discrezionale in una decisione logica, motivata e basata su dati oggettivi razionalizzando il percorso logico svolto |
Ovviamente, questi ROI muovono sempre da un presupposto: la competenza del RUP. L’intelligenza artificiale non lo sostituisce, non esercita i suoi poteri, ma lo supporta nelle scelte fornendo strumenti utili per la sua decisione finale, che può anche essere difforme.
MIA, e qualsiasi strumento di intelligenza artificiale, non va considerato come un oracolo.
E’ un assistente senior che, senza cancellare il rischio, lo riduce drasticamente.
Note
[1] Almeno allo stato gli studi scientifici dimostrano che l’IA è diventata migliore dell’uomo solo per lo svolgimento di alcuni compiti specifici e ristretti (si parla di una “jagged frontier”, cioè di una frontiera frastagliata in cui l’IA eccelle ad esempio nell’attività di codificazione ma ha difficoltà in compiti come la lettura degli orologi), mentre in generale risulta meno performante dell’intelligenza umana
[2] Significativo il fatto che MIA non abbia commesso allucinazioni giurisprudenziali. Questo non vuol dire che MIA sia immune da questo rischio (comune a tutti gli LLM), ma è indice del fatto che ha un tasso ridotto rispetto a strumenti generalisti.
[3] Per ragioni di riservatezza non riportiamo i dati usati
[4 Qui l’operatore può inserire l’estratto, o l’intero testo, del capitolato
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